Über die Jahre sammeln sich doch sehr viele Mails an, besonders wenn man diese nur bedingt löscht und den Großteil archiviert. Meine Mails laufen komplett über meinen Lieblingshoster Uberspace. Der Speicherplatz von 10GB reicht in den meisten Fällen aus. Wenn jedoch in dem Account auch die ganzen Mails aus den letzten Jahren liegen, kann es doch schnell mal etwas eng werden.
Für die Archivierung meiner Daten verwende ich ein NAS von Synology. Deswegen war mein erster Gedanke, ob es nicht eine Möglichkeit gibt, die Mails, die z.B. älter als 2 Jahre sind, auf das NAS zu verschieben.
Synology bietet über den Paketmanager einen Mail-Server an. In meinem Fall werde ich den Mail-Server nicht im vollen Umfang nutzen, sondern einfach nur als Ablage für die archivierten Mails. Das Versenden von Mails wird für das E-Mail-Archiv nicht benötigt.
Nach der Installation müssen ein paar Einstellungen am Mail-Server vorgenommen werden.
Im Tab SMTP muss die Funktion mit den Kontotyp Lokale Benutzer aktiviert werden. Zusätzlich den Haken bei SMTP-Authentifizierung aktivieren setzen.
Unter IMAP/POP3 die beiden Optionen IMAP aktivieren und IMAP SSL/TLS aktivieren anhaken.
Nach der Einrichtung des Mail-Servers geht es jetzt in dem Mail-Client. Im folgenden wird die Einrichtung mit dem Mail-Client Mail.app unter macOS gezeigt. Dafür wird ein neues Konto angelegt. Die E-Mail-Adresse besteht aus deinem Nutzernamen und der IP-Adresse des NAS. In meinem Fall wäre es lukas@192.168.2.10
Für den Eingangs- und Ausgangsserver wird auch wieder die IP-Adresse des NAS verwendet. Das war es auch schon mit den Einstellungen. Nach dem Hinzufügen hast du einen neuen Mail-Account in deinem Mail-Client.
Über das Verschieben (Drag and Drop) der Mails lassen sich die alten Mails auf das NAS übertragen. Mit der Suche kann man auch wieder die archivierten Mails auf dem NAS durchsuchen. Um etwas mehr Struktur in das Archiv zu bekommen, lassen sich natürlich auch Ordner auf dem Mail-Server von Synology anlegen.
Da die Mails nicht mehr bei Uberspace liegen, solltest du an das Backup denken. Der Mail-Server kann mit der Backup-Lösung (HyperBackup) von Synology gesichert werden. Da die Einrichtung auf Basis der IP-Adresse des lokalen Netzwerks durchgeführt wurde, ist der Mail-Server auch nur im lokalen Netzwerk erreichbar. Wenn man den Zugriff von außen benötigt, kann man einen VPN verwenden.
Für mich ist das eine einfache und brauchbare Lösung, um Mails zu archivieren.
Quelle; Beitragsbild von Alex Cheung auf Unsplash